Intercompany-mapping voor consolidatie
Een ontbrekende intercompany-dimensie toevoegen aan financiële data uit meerdere administraties.
Let opDeze case is geanonimiseerd. Bedrijfsgevoelige data, bedragen, namen en visualisaties zijn aangepast of vervangen door fictieve voorbeelden.
Wat was er aan de hand?
- Tijdens de implementatie van een nieuw consolidatiesysteem werden de financiële administraties voorbereid op een andere manier van intercompany-rapporteren.
- Binnen meerdere Exact-administraties vonden onderlinge verkopen, charges en recharges plaats tussen groepsmaatschappijen. De financiële boeking zelf was aanwezig, maar de tegenpartij binnen de groep was niet overal structureel als aparte dimensie vastgelegd.
- Daardoor kon wel zichtbaar zijn op welke grootboekrekening een bedrag stond, maar niet altijd direct met welke groepsmaatschappij die positie bestond. Een deel van deze relaties werd tot dan toe buiten de administratie bijgehouden in Excel-controlemateriaal.
Hoe heb ik het aangepakt?
- Samen met Financial Control en Group Control de bestaande intercompany-stromen en relaties in kaart gebracht: welke entiteiten onderling zaken deden, welke klanten en leveranciers groepsmaatschappijen waren, en hoe charges en recharges tussen entiteiten liepen.
- Bepaald welke intercompany-relaties nog niet in de masterdata waren vastgelegd, en die ontbrekende partijen laten toevoegen zodat de relaties voortaan structureel herkend konden worden.
- In Excel een vaste structuur opgebouwd waarin naast de reguliere financiële mapping een tweede dimensie voor de intercompany-partner kon worden verwerkt.
- Een boeking kreeg daarmee niet alleen een financiële bestemming, maar waar relevant ook de tegenpartij binnen de groep.
- Voor bestaande posities binnen het lopende jaar correctie- en herboekingen voorbereid, zodat ook die transacties met de benodigde intercompany-informatie konden worden aangeleverd.
Wat kwam eruit?
- Er ontstond een vaste werkwijze waarmee financiële data uit de verschillende administraties kon worden aangevuld met de intercompany-informatie die voor consolidatie nodig was.
- De output werd voorbereid voor upload naar het consolidatiesysteem (Oracle FCC), en de werkwijze is vastgelegd voor Financial Control.
- Hierdoor konden intercompany-posities niet alleen financieel worden geclassificeerd, maar ook per tegenpartij binnen de groep worden herkend en met elkaar vergeleken.
De financiële logica
Eén boeking, twee verschillende vragen
Dit is de inhoudelijke kern van de case. Een financiële regel moet voor consolidatie twee vragen beantwoorden. De financiële mapping blijft altijd nodig; bij een intercompany-positie komt daar een tweede dimensie bij.
1. Wat is het?
- Balans
- Winst-en-verliesrekening
- Financiële categorie / rapportagepositie
2. Met wie is het?
- Entiteit B
- Entiteit C
- Een andere groepsmaatschappij
| Entiteit | Financiële positie | Bedrag | IC-partner |
|---|---|---|---|
| Entiteit A | Recharge costs | €100.000 | B |
| Entiteit A | Recharge costs | €75.000 | C |
Beide regels kunnen op dezelfde grootboekrekening staan, maar vertegenwoordigen voor consolidatie twee verschillende intercompany-relaties.
De grootboekrekening vertelt wát de financiële positie is. De intercompany-dimensie vertelt met wie de positie bestaat.
Werkwijze
Niet één mappingbestand, maar een samenhangende structuur
Het eindresultaat bestond uit meerdere onderdelen die samen één werkwijze vormden: analyse van bestaande intercompany-relaties, aanvullende masterdata, de reguliere financiële mapping, een aparte IC-partnermapping, een Excel-template voor verwerking, correcties en herboekingen voor bestaande jaarposities waar nodig, een vaste uploadstructuur en output geschikt voor aanlevering aan Oracle FCC — vastgelegd voor Financial Control.
Waarom het waarde had
Voor consolidatie moet een vordering van entiteit A op entiteit B te vergelijken zijn met de corresponderende schuld die B aan A rapporteert. Stel: A rapporteert een vordering op B van €100k, terwijl B een schuld aan A van €97k rapporteert — een verschil van €3k. Zonder een expliciete intercompany-partner is zo'n verschil moeilijk structureel op te sporen. De waarde zat niet in het automatisch oplossen van die verschillen, maar in het structureel beschikbaar maken van de partnerinformatie die vergelijking en consolidatie überhaupt mogelijk maakt.
Visualisaties